Para conquistar um 2019 com resultados positivos, sem tumultos ou contratempos, o departamento pessoal precisa se organizar. O primeiro passo é conhecer as principais obrigações trabalhistas e suas datas, podendo evitar multas, além de otimizar os recursos da área. Afinal, o DP é cheio de atribuições e possui uma rotina complexa, com entregas semanais, mensais e anuais aos órgãos do governo, ainda mais em tempos de eSocial.

Fagner Costa Aguiar, Contador e Consultor Trabalhista, explica que neste ano os profissionais que atuam no departamento pessoal terão um grande desafio: “equilibrar o início das obrigações acessórias vinculadas à implantação do projeto eSocial e a manutenção das antigas, que ainda não foram descontinuadas”. Nesse sentido, para o especialista, merecem destaque as seguintes obrigações trabalhistas:

1- Vinculadas ao Projeto eSocial

a) Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF), que é a inscrição que substituirá a Matrícula do Cadastro Específico do INSS (CEI) do Contribuinte Individual e Segurado Especial.

b) Cadastro Nacional de Obras (CNO), substituindo a matrícula CEI de Obras.

c) Cronograma do eSocial.

– Entidades empresariais do 1º Grupo

• GRFGTS – fevereiro/2019
• Eventos SST – julho/2019

– Entidades empresariais do 2º Grupo

• Envio dos eventos periódicos – janeiro/2019
• Início da vigência da EFD-Reinf – janeiro/2019
• GRFGTS e DCTFWeb – abril/2019

– Entidades/empregadores do 3º Grupo

• Eventos com informações do empregador e tabelas – janeiro/2019
• Eventos não periódicos – abril/2019
• Eventos periódicos e início da vigência da EFD-Reinf – julho/2019
• GRFGTS e DCTFWeb – outubro/2019

2- Obrigações acessórias ainda vigentes

a) GFIP mensal

– Para as entidades ou empregadores do grupo 1 do eSocial, até antes do início da vigência da GRFGTS.

– Para as entidades ou empregadores dos grupos 2, 3 e 4, até antes do início da vigência da GRFGTS e da DCTFWeb.

b) Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF).

c) Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

d) GAGED.

Alguns conceitos

Vale lembrar que o eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas que foi instituído por meio do Decreto nº 8.373/2014. Fagner reforça que a finalidade é unificar, em um único ambiente digital do governo federal, as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregadores, contribuintes e órgãos públicos. “Para o sucesso em sua implantação, os diversos setores da empresa precisam unir esforços para atender às normas que são publicadas pelo Comitê Diretivo do eSocial”, sugere o contador.

Já a EFD-Reinf, que significa Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais, é uma obrigação acessória tributária, utilizada para prestar informações relativas aos impostos retidos na fonte e contribuições previdenciárias não incidentes sobre a folha de pagamento.

Por sua vez, a GRFGTS é a Guia de Recolhimento do FGTS, que substituirá a GFIP no que tange ao FGTS e à GRRF (Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS).

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos (DCTFWeb) é uma obrigação acessória que substituirá parte das funcionalidades da GFIP no que tange à apuração dos débitos e créditos previdenciários (INSS) e de outras entidades e fundos (Terceiros).

De 2018 para 2019

De acordo com Fagner, a principal mudança ocorrida em 2018, e que deve ser levada neste ano, foi a substituição da GFIP pela DCTFWeb das entidades empresariais do 1º Grupo do eSocial, para fins da apuração e recolhimento das contribuições devidas ao INSS e a Outras Entidades e Fundos. “A substituição definitiva ocorreu em agosto do ano passado, quando também foi introduzido o novo Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) numerado, emitido pela DCTFWeb”, complementa ele.

Depois de citar as principais obrigações trabalhistas, o especialista aconselha que as organizações invistam na qualificação dos profissionais que atuam com o envio dessas informações ao governo. “As pessoas responsáveis, além de conhecerem suas atividades, precisam estar aptas e atualizadas quanto ao manuseio dos sistemas de gestão de pessoas”, afirma ele. Por sua vez, Sáttila Silva, Gerente de Planejamento da LG lugar de gente, reforça a importância de se ter um sistema completo e integrado para que seja possível administrar todas as tarefas de forma eficaz. “Folha de pagamento, ponto, benefícios, cargos e salários, medicina e segurança do trabalho precisam ser gerenciados de forma completa e sem erros”, finaliza a gerente.

DICA: É hora de se capacitar e se especializar em departamento pessoal e eSocial

Como você pode perceber, o eSocial traz muitas mudanças importantes e é preciso ter atenção redobrada para estar preparado, ainda mais agora com os prazos de implantação do programa se aproximando.