Muitos processos contábeis já estão disponíveis via internet, como o próprio SPED e suas obrigações. Não há como enviar esses arquivos por Correios para a Receita Federal.

Então por quê contadores continuam aceitando DANFes (Documento Auxiliar de Nota Fiscal eletrônica) e, mais do que isso, utilizando a chave de acesso impressa no papel para consultar na Secretaria da Fazenda? Provavelmente existem duas respostas:

1) Medo de perder esse cliente;

2) Ainda não conhece a consulta automática de NFes.

O DANFe não é válido juridicamente, pois é um documento auxiliar impresso em papel, ou seja, é passível de perda. Ele acompanha as mercadorias no frete, mas não pode ser entregue para o fiscal da Receita caso ocorra qualquer auditoria na empresa.

O arquivo XML (formato digital e válido juridicamente) é o documento que deve ser armazenado, por no mínimo 5 anos. Por isso, você consulta na Sefaz! Para baixar o arquivo XML.

Agora, eu vou te mostrar como é possível receber as NFes de todos os seus clientes de forma automática, seja você um contador autônomo ou um escritório contábil.

Basta que a empresa cliente faça o cadastro no Arquivei e insira o certificado digital A1 ou A3. Após isso, basta clicar em “Consulta” e pronto.

As NFes e CTes emitidas contra o CNPJ do seu cliente, dos últimos 90 dias, estarão na plataforma, sem a necessidade de sequer saber a chave de acesso da NFe.

Importante: É necessário que a empresa libere o acesso ao contador para visualizar e fazer a gestão das Notas consultadas.

Uma vez feita a consulta, as NFes e CTes serão recebidas pelo Arquivei e ficarão disponíveis em dois formatos: arquivo XML da NFe e DANFe para impressão.

Por quê a consulta automática é tão importante?

No primeiro semestre de 2017, a Receita chegou a recolher R$ 73 bilhões de créditos tributários. Não armazenar o arquivo XML, pode significar R$ 1.000 (mil reais) por documento perdido, entre outras penalidades relacionadas ao documento.

Com a digitação da chave de acesso, na dependência do DANFe enviado pelo fornecedor do cliente, pode ocorrer diversos erros e entre eles, a falta de alguns arquivos, que resultam em multas.

Além disso, contadores de pequenas e grandes empresas podem utilizar o Arquivei e fazer o mesmo processo, para manter sua credibilidade, cumprindo com a legislação vigente.

A coordenadora fiscal da Kabum, Luciana Veríssimo, afirma que conta com mais qualidade nos serviços prestados aos seus clientes.

“Com o Arquivei tudo é eletrônico, você tem garantia que aquilo funciona. Ele independe de mãos humanas, traz uma confiança grande”, explica a coordenadora.