As obrigações acessórias correspondem à prestação do pagamento de tributos ou penalidades, por força da lei, ou seja, quando as empresas ou pessoas precisam cumprir com os pagamentos e prazos para não terem problemas maiores com a Receita Federal, ou seus municípios e estados.

O não pagamento de um tributo de uma obrigação acessória, o transforma em obrigação tributária, que só se extingue quando o pagamento total do tributo é feito.

Como os livros fiscais impactam na empresa?

Os livros fiscais são um facilitador do processo de fiscalização dos órgãos responsáveis pelo recolhimento de tributos. Eles também se qualificam como uma excelente ferramenta de organização para a empresa.

Possibilitam que o empresário possa conhecer a realidade empresarial e obter informações relevantes para a elaboração de estratégias para o seu negócio.

Os livros fiscais permitem que o gestor possa juntamente com a contabilidade fazer a gestão fiscal da empresa de forma mais eficaz e assim possam tomar decisões precisas sobre a parte fiscal.

De acordo com a legislação, as empresas devem adotar para os registros e controles das operações e prestações realizadas por elas.

Principais livros comerciais e fiscais

Livro Diário

Este constitui o registro básico de toda a escrituração contábil, no qual devem ser lançados, dia a dia, todos os atos ou operações da atividade, ou que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da pessoa jurídica.

Esse livro possui algumas exigências específicas para ser escriturado. Dentre elas, está o registro no órgão competente – seja a junta comercial ou o cartório. Além de ser encadernado, ter todas páginas numeradas, esteja atento ainda às rasuras, emendas ou borrões. Esses registros são bastante úteis para fazer o balanço patrimonial da empresa.

Livro Razão

As pessoas jurídicas deverão manter em boa ordem e segundo as normas contábeis recomendadas, livro Razão ou fichas utilizadas para resumir e totalizar, por conta ou subconta, os lançamentos efetuados no Livro Diário, devendo a sua escrituração ser individualizada e obedecer à ordem cronológica das operações;

Através da elaboração correta do Livro Razão e a apuração do saldo final das contas da empresa, o gestor terá em mãos o resultado final do exercício. Vale ressaltar que esse livro deve permanecer disponível para consulta pelo período mínimo de cinco anos após o fim do exercício. 

Livro Caixa

Demonstra toda a movimentação financeira e bancária da empresa, podendo ser dispensado no caso de empresas que possuam livro Razão e livro Diário devidamente escriturados.

 Diferente dos demais livros contábeis, este possui caráter facultativo, mas ao fazer a escrituração, os dados te ajudarão a elaborar sua Demonstração de Fluxo de Caixa (DFC). 

Livro Registro de Inventário 

Deve conter informações sobre as mercadorias, os produtos manufaturados, as matérias-primas, os produtos em fabricação e os bens em almoxarifado existentes na data do balanço patrimonial levantado ao fim de cada período de apuração;

Livro Registro de Entradas 

Visa a identificação dos fornecedores e respectivas compras de bens destinados à industrialização e/ou comercialização

Livro para Registro Permanente de Estoque

Destinado às pessoas jurídicas que exercerem atividades de compra e venda, incorporação e construção de imóveis, loteamento ou desmembramento de terrenos para venda. Para as pessoas jurídicas que não exercerem essas atividades, o controle permanente de estoques não é obrigatório, mas a sua inexistência impossibilita a avaliação de estoques pelo método do custo médio;

Livro de Registro de Prestação de Serviços

Também se trata de um livro obrigatório e é utilizado para registrar as atividades que são sujeitas à apuração do ISS (Imposto Sobre Serviço). Como este tributo é  municipal, a escrituração deste livro também é determinada pelos municípios. 

Livros auxiliares

Esses livros têm a função de auxiliar a escrituração do Livro Diário, além de reduzir o volume de informações que nele estão contidas. Também são conhecidos por Livros Fiscais devido à sua importância perante os órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda Estadual.

A Era Digital

Atualmente, a maioria desses livros é escriturada de forma digital através do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que engloba diversas obrigações acessórias, como:

• ECD (Escrituração Contábil Digital): Substitui o Livro Diário e o Livro Razão em formato digital.
• EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital do ICMS e IPI): Substitui os livros fiscais de ICMS e IPI.
• EFD Contribuições (PIS/COFINS): Registra as operações que geram crédito ou débito de PIS e COFINS.
• EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais): Para informações sobre retenções de IR, CSLL, PIS, COFINS, INSS, entre outros.
• eSocial: Para informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas relativas aos empregados.

É fundamental contar com o apoio de um profissional de contabilidade, pois a complexidade e a obrigatoriedade dos livros e das obrigações acessórias podem mudar de acordo com a legislação e o perfil de cada empresa.