As empresas são obrigadas a fazer a folha de pagamento de seus funcionários e isso é estipulado pela CLT, no entanto muitos ficam confusos quanto ao seu fechamento. 

No artigo de hoje explicaremos como funciona e quando fazer o fechamento da folha de pagamentos. 

O que é a folha de pagamentos? 

A folha de pagamento se trata de um documento que deve ser emitido obrigatoriamente pelas para fins da fiscalização previdenciária e trabalhista por parte dos órgãos responsáveis.

Embora muitos pesquisem sobre um possível modelo para elaboração de sua folha de pagamento, a mesma não possui um modelo oficial, por isso fica a cargo da empresa escolher um padrão que atenda às suas necessidades.

Porém é necessário atenção, pois na folha de pagamento é preciso constar a realidade da empresa, contendo a descrição do pagamento de cada empregado.

Para ficar mais simples podemos resumidamente dizer que a folha de pagamento se trata de uma relação com informações sobre a remuneração que cada empregado de uma empresa recebe. 

Mesmo que não exista um padrão é necessário que a folha contenha os seguintes requisitos, abaixo: 

• O recibo de pagamento se origina da folha de pagamento, por meio dele é indicado as informações que constataram da folha relativos a cada empregado. O recibo é entregue a cada um dos trabalhadores da empregadora; 
• Valor bruto dos salários; 
• Número de dias trabalhados; 
• Descrição do nome dos funcionários, indicando função, cargo ou serviço prestado; 
• Valor líquido que os empregados recebem; 
• Dados do empregador; 
• Valor da contribuição previdenciária, descontados dos salários de cada colaborador;
• Nome das seguradas em gozo do salário-maternidade; 
• Desconto de vales, contribuição sindical; 
• Valor bruto e líquido do salário; 
• Organizar os segurados por grupos: segurado empregado, contribuinte individual, trabalhador avulso, entre outros. 

Fechamento da folha de pagamento

É obrigatório que o fechamento da folha de pagamento seja realizado em duas vias, sendo uma da empregadora e outra do empregado, isso é estipulado pelo O artigo 225, do Decreto 3048/1999.

Ao realizar o fechamento do contracheque quer dizer que a empresa está finalizando e registrando a jornada de trabalho do empregado do respectivo mês e que existe uma data para contabilização das horas que ocorreram as atividades laborais bem como a contabilização de todos os acréscimos e descontos do trabalhador. 

O pagamento da folha deve ser realizado até o quinto dia útil do mês seguinte, por isso é necessário que o gestor tenha tempo hábil para realizar o fechamento da folha entre o último dia do mês até o quinto dia útil do mês seguinte para ser realizado todo o cálculo da folha de pagamento. 

Uma das exigências feitas pelo e-Social é que a folha deve ser calculada todo mês, o fechamento deve ocorrer no último dia do mês, e o cálculo deve ser realizado iniciando desde o primeiro dia do mês.

Lembrando que no caso de funcionários que não foram contratados no primeiro dia do mês o cálculo é realizado a partir da data de contratação. 

Se uma pessoa foi contratada no dia 12 de janeiro por exemplo, o primeiro holerite será calculado do dia 12 ao dia 30 de janeiro, já o pagamento do mês seguinte será contado a partir do primeiro dia do mês.