Comecemos com duas premissas. Primeira: o que chamamos aqui de “produtividade” é um conceito relativo e elástico. É relativo ao tempo, pois mede a quantidade de trabalho (e resultado) relevante, direcionado à propósitos e metas claramente pré-estabelecidos, executado em 8 horas do dia.

É elástico porque tarefas individuais com prazo definido raramente terminam antes do mesmo, pois tendemos a expandir o trabalho para terminá-lo próximo à data limite.

A chamada “síndrome do estudante” mostra, por exemplo, que alunos frequentemente atrasam tarefas com data-limite.

Tais conclusões fazem parte de estudos científicos conduzidos pelo matemático Cyril Parkinson, a quem se atribui da notória “Lei de Parkinson”, acima sintetizada.

Observa-se que, independentemente de quantas coisas existam sob nossa responsabilidade, tendemos a concluí-las.

Isto explica a frase “se você quer que algo seja feito, dê para alguém ocupado”. De fato as pessoas ocupadas são melhores em gestão de tempo: como elas estão realizando mais, seu trabalho não está expandindo indefinidamente para preencher o tempo não-ocupado.

Formação do manifesto pessoal

Quando temos um manifesto, tendemos a ser coerentes com o mesmo, e com nossas ações e estratégias, estabelecendo uma linha reta com nossos objetivos.

Assim, perdemos menos tempo envolvidos em atividades que se encontram fora desta pirâmide. Que não nos levam mais perto dos nossos objetivos.

E conseguimos ser mais produtivos, concentrando-nos nas ações que estão alinhadas às estratégias (que definem o “como” chegar às metas), que por sua vez estão alinhadas aos objetivos.

Esta é o que chamo “Pirâmide da produtividade”, ilustrando o conceito acima exposto:

Um manifesto bem elaborado tipicamente contém valores e missão pessoal, analogamente ao que as empresas elaboram para manter a coesão e comprometimento da equipe.

Segue o meu manifesto, somente para fins ilustrativos:

“Impactar positivamente no sucesso dos meus clientes, por meio de empreendimento focado na difusão de conteúdo científico relevante em vendas, por meio de uma rede de especialistas, internacionalmente, por um preço justo, com a visão de ser um dos educadores corporativos mais reconhecidos da América Latina até 2025.”

Note que este manifesto preenche os requisitos SMART para estabelecer metas claras e concisas. São eles:

Specific (Específica): “difusão de conteúdo científico relevante em vendas”

Measurable (Mensurável): “um dos educadores corporativos mais reconhecidos da América Latina”

Attainable (Atingível): “por meio de uma rede de especialistas, por um preço justo”

Relevant (Relevante): “Impactar positivamente no sucesso dos meus clientes”

Time based (Temporal): “até 2025”

Estamos falando de gestão do tempo nesta aula. Ora, pode perguntar-se o aluno, o que o exposto acima tem a ver com produtividade? A resposta reside na necessidade de questionamento constante antes da execução de todas as tarefas diárias em termos de relevância.

Em síntese, perguntar-se constantemente ao longo do dia: “esta tarefa está me levando mais perto dos meus objetivos, ou é só uma distração?” Tal repetição cria por consequência um hábito, que se praticado com consistência, leva o aluno a um alto nível de produtividade.

Entende-se portanto a importância de estabelecer o propósito, por meio do manifesto escrito, para gerir melhor o tempo: conseguir priorizar as atividades segundo as metas pré-estabelecidas, e questionar-se continuamente sobre tal alinhamento, garantindo consistência de resultados.

Afinal, para um barco sem rumo, qualquer porto é destino. E não é isso que você quer para sua vida.

Estabelecendo prioridades

A matriz abaixo se inspira na consagrada Matriz de Eisenhower.

34º presidente americano, Dwight Eisenhower foi o comandante das tropas aliadas à Normandia na II Guerra Mundial. Uma operação complexa e envolvendo milhares de soldados de várias nacionalidades.

Ele elaborou a matriz para ajudar as tropas na gestão da operação, baseando-se no pressuposto que “raramente algo urgente é também importante, e algo importante é também urgente”.

PLANEJAMENTO – N.U. I . (primeiro quadrante)

N.U.I. – NÃO URGENTE, MAS IMPOR TANTE

Todas as atividades programadas, e que se alinham diretamente ao nosso propósito. Que nos conduzem para mais perto de nossos objetivos.

Tarefas que, quando terminamos de realizar, temos a sensação de satisfação pelo dever cumprido. Nesse sentido, as quatro prioridades básicas de um bom profissional são:

Este curso é um ótimo exemplo de atividade NUI. Você se programou para fazer esse curso. É algo relevante para sua carreira profissional.

E como todas atividades NUI, nos levam em direção aos objetivos contribuem para o real desenvolvimento pessoal. Outros exemplos são:

• desenvolver relacionamentos relevantes;

• investir tempo de qualidade para planejamento estratégico, de médio e longo prazo;

• fazer as visitas médicas de rotina (ex: check-up no cardiologista);

• manutenção preventiva;

• especialização e preparo profissional por meio de conteúdo relevante;

• exercícios físicos (150 minutos por semana, no mínimo);

programar férias com a família;

• atender clientes importantes;

• estabelecer parcerias.

Regra básica a ser notada neste campo: cada minuto investido em preparação nos economiza dez na execução.

Isso significa também que uma pessoa planejadora não desperdiça tempo em retrabalho. Ela faz uma vez só, e bem feito.

PROBLEMAS – U. I . (segundo quadrante)

U.I. – URGENTE E IMPORTANTE

Composto de atividades que devem ser executadas imediatamente, e que não tem um prazo.

Tipicamente se encontram neste quadrante a emergências, problemas que necessitam de atenção imediata, e que não mais permitem programação. Por exemplo, uma tese de conclusão de curso deixada para a última hora.

A diferença do NUI, quando nos encontramos no UI já não há mais condições de planejar, e realizar a atividade com serenidade.

Fica somente uma sensação de stress no final, ao contrário do que se experimenta na esfera do NUI, que é satisfação pela tarefa realizada.

Veja o caso do check-up do coração programado. Esta é uma atividade recorrente é extremamente importante (saúde).

Após ser realizada, dá uma sensação de alívio e dever cumprido. Se você esquecer, não planejar ou procrastinar e tiver um infarto, a visita ao cardiologista passa a ser urgente.

Normalmente terminamos por gravitar na esfera UI por falta de planejamento.

Ainda exemplificando, se você não estudou para fazer sua tese de conclusão de curso com antecipação, passará por stress na madrugada anterior ao prazo final, provavelmente comprometendo a qualidade do trabalho.

INTERRUPÇÕES – U.N.I. (terceiro quadrante)

U.N.I – URGENTE, MAS NÃO IMPOR TANTE

Tipicamente composto pelas interrupções. Quando um assunto for urgente para o outro, raramente é urgente também para você.

O outro nos interrompe porque (e sempre quando) o “autorizamos” a entrar em nosso espaço, em função da nossa própria ausência de barreiras e limites. Em síntese, quando não temos agenda, viramos a agenda do outro.

As interrupções representam um fator de improdutividade relevante, porém facilmente administrável por meio do uso de técnicas, simples, práticas e relativamente fáceis de aplicar, dependendo do nível de comprometimento do aluno com sua auto-gestão.

São elas, ilustrativamente e não exaustivamente:

• Eliminar TODAS as notificações no celular (ex. Whatsapp, redes sociais e emails) exceto agenda;

• Eliminar TODAS as notificações no computador (ex. pop-ups do Outlook, exceto agenda);

• Negociar horários de foco com membros da equipe de trabalho e familiares (no home office);

• Usar ferramenta para indicar que está ocupado (ex. “bolacha de rodízio” vermelha de um lado e verde do outro);

• Tenha “blocos de respostas” ao longo do dia: horários do dia dedicados a responder mensagens e e-mails. Negocie os mesmos com clientes importantes e equipe de apoio, criando canais de emergência para assuntos que exigem ação de forma urgente;

 Use aplicativos para gerenciar chamadas entrantes e outras interrupções, medindo o tempo de uso em atividades de distração (apps que utilizam o “método pomodoro”, Forest, Motorola Assist, Google Assistente);

• Faça reuniões em pé: quando sentamos para uma reunião tendemos a ocupar mais tempo.

DISTRAÇÕES – N.U.N.I. (quatro quadrante)

N.U.N.I – NÃO URGENTE E NÃO IMPOR TANTE

Consiste em distrações, que devemos simplesmente eliminar. Se você chegou até aqui entenderá, até intuitivamente, que desperdiçar um recurso tão valioso e escasso quanto o tempo é algo incabível para quem se preocupa com produtividade no trabalho.

Conforme sugere a figura abaixo, 70% das nossas atividades devem gravitar em torno da área NUI da matriz. Lembrado que, no longo prazo, estas atividades são exatamente as que levam ao sucesso de uma pessoa.

Atividades UI e UNI devem representar 20% e 10%, respectivamente. Atividades NUNI devem ser simplesmente eliminadas, como sugerido acima.

Conclusão

Quando se fala em gestão do tempo, de fato estamos falando em gestão de si mesmo:

Dos próprios hábitos e comportamentos diante das tarefas. Uma atitude questionadora passa a ser marca registrada das pessoas altamente eficazes.

Elas questionam a todo momento se a tarefa diante de si tem relevância do ponto de vista do alinhamento com interesses maiores.

Adquirem o hábito de questionar-se, continuamente direcionando as próprias ações ao atingimento das metas.

Texto adaptado do e-book “Produtividade no Trabalho em Casa”, de Marco Livoti.

Sobre o autor

Durante os últimos 20 anos, trabalhou em multinacionais do setor de máquinas agrícolas, tais como JF, Vermeer, Storti e CLAAS, nas quais atuou como gerente de comércio exterior, abrindo e capacitando concessionários em mais de 44 países.

Hoje é treinador, coach e palestrante, tendo como carro-chefe o programa de treinamento intitulado “Vendedor do Futuro”, destinado a incrementar a performance de equipe de vendas.