Recentemente li numa pesquisa, feita pela Universidade da Carolina do Norte, nos Estados Unidos, que as empresas gastam em média 18 horas por semana em reuniões, isso porque, segundo o levantamento, cerca de 14% dos convites são recusados, ou seja, esse tempo poderia ser ainda maior. O estudo aponta que participar com relutância de reuniões que não são urgentes, desperdiça cerca de US$ 25 mil por funcionário anualmente e projeta gastos de US$ 101 milhões por ano para qualquer empresa com mais de cinco mil funcionários.

Grande parte dos gestores não fala com sua equipe sobre como e quando recusar reuniões, acredito que seja porque normalmente eles gostam da sensação de controle que têm nesses encontros. Na realidade, acho que existe uma baixíssima probabilidade de ocorrer algum prejuízo para nossa organização se reduzir o número de reuniões. Seguramente muitas delas são absolutamente desnecessárias. Peter Drucker, apontado em todo o mundo como o pai da gestão moderna, diz: “Não há nada tão inútil quanto fazer eficientemente o que não deveria ser feito”. Pois bem, a reunião dispensável é, antes de mais nada, algo que não deveria ser feito. 

Como você começa a resolver este problema pela raiz? Definindo bons objetivos e estratégias para alcançá-los.  Use a ferramenta OKRs (Objectives and Key Results – Objetivos e Resultados Chave), que vai te ajudar a trazer clareza sobre o que é mais importante. Falo isso por experiência própria. Paramos mais de 400 iniciativas que estavam em curso em uma organização simplesmente porque entendemos que algumas eram mais importantes, pois contribuiam mais para os resultados chave do que outras. Quantas reuniões deixamos de fazer, não só eu, mas cada líder, cada time envolvido. 

Vamos considerar o seguinte: se cada iniciativa tivesse um líder e mais três pessoas, que se reunissem uma vez por semana para discutir os temas e o salário médio destas pessoas fosse de R$ 5.000, uma reunião por semana envolveria cerca de R$ 20.000. Levando em consideração que um mês tem 4 semanas, o custo para cada reunião será muito alto, você pode continuar fazendo a conta. Se tivermos em mente que cada projeto envolve, na verdade, muitas outras pessoas, algumas, inclusive com salário médio maior, este custo é muito acima do que a simples conta que fizemos.

“Uma reunião desnecessária é uma reunião que poderia ter sido resolvida com um e-mail”. Cansamos de ouvir esta frase, não é? E como saber o que pode ser resolvido por e-mail? É simples. Explique o que você precisa de forma clara e objetiva e mande a mensagem. Caso haja alguma dúvida, esclareça. Caso a dúvida persista para uma ou mais pessoas, aí sim, convide-as para uma reunião. Neste caso, certamente você terá uma plateia bem menor, os demais envolvidos estarão realizando a tarefa que você indicou por email.

A Amazon tem a prática de entregar um material para as pessoas no início da reunião, no formato em Word e não em PowerPoint, contendo o texto escrito e não imagens ou frases de efeito. Ao receberem o material, cada um tem um prazo – 15 minutos – para ler o que foi escrito e em seguida começar a tirar dúvidas e debater sobre o tema. É uma forma de tornar a reunião eficaz e ágil. 

Enfim, agradeça por não ser chamado para uma reunião na qual você não precisa estar. Aproveite melhor o seu tempo, inclusive para entregar as outras coisas que dependem de você. As organizações precisam definir bem quais reuniões são necessárias para cada grupo de pessoas. Os OKRs deixam claro o que é tarefa de cada um, assim, quando for preciso reunir o time, será mais fácil identificar qual grupo está envolvido naquele assunto. É um caminho importante para reduzir o gasto financeiro e emocional com esses sucessivos encontros.