Além do controle interno, as empresas têm formatos específicos na entrega das obrigações fiscais com a legislação brasileira, algo que pode ser desafiador na organização dos negócios. O papel da tecnologia é fundamental no cumprimento das regulamentações exigidas de maneira otimizada, poupando tempo, e evitando falhas humanas capazes de gerar multas.

Podemos observar como a pandemia da COVID-19 já incentivou o processo de inovação empresarial em diversas áreas. De acordo com o Índice de Transformação Digital da Dell Technologies 2020 (DT Index 2020), cerca de 87,5% das empresas instaladas no Brasil realizaram alguma iniciativa voltada à transformação digital ano passado.

ERP

A modalidade de sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, Gestão Integrada, é uma das opções para iniciar a transformação digital na organização dos negócios, otimizando a rotina por meio de produtos inovadores personalizados de acordo com a necessidade de cada empresa.

O papel do ERP é descomplicar o processo, unificar todos os dados da empresa em uma única plataforma, podendo entregar as informações de acordo com os padrões exigidos pela legislação. As empresas conseguem, por exemplo, integrar o processamento de entrada das NFs, e também automatizar a execução de processos ficais e logísticos que envolvem o recebimento de mercadorias. É um processo onde todos saem ganhando!

Apesar do uso de um ERP não parecer tão vantajoso no dia a dia do ponto de vista fiscal, sua importância é vista principalmente na preparação das entregas dos relatórios legais ao fisco. E, atualmente, estamos nos aproximando da data limite de duas: a ECD (Escrituração Contábil Digital), até 31 de maio, e a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), até 31 de julho.

Os profissionais da área contábil são parte essencial destas entregas fiscais, porém, muitas vezes, eles apostam nas planilhas como principal recurso na manutenção de informações. Esta escolha exige mais tempo no manuseio, e também está mais suscetível a erros nos cálculos. A tecnologia do ERP entra nesta necessidade, fornecendo ferramentas ágeis e eficazes que agilizam as funções dos profissionais.

Ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão, além de garantirem um controle com mais exatidão, otimizam a jornada e reduzem custos a longo prazo. Elas fornecem tempo livre para os colaboradores apostarem em atividades mais estratégicas enquanto a solução faz o trabalho manual.

Posso afirmar que, em um mercado cada vez mais inovador e competitivo, a tecnologia começa a deixar de ser apenas um diferencial para se tornar um artigo de sobrevivência dos negócios. A transformação digital deve ser encarada como uma necessidade em todas as áreas, e não apenas nas puramente de produções tecnológicas, os recursos disponibilizados devem ser aproveitados em diferentes segmentos.

Focando agora nas duas grandes entregas mencionadas anteriormente, a ECD e ECF, a tecnologia dos sistemas ERP auxilia na validação das informações fiscais antes da entrega oficial. Ou seja, a empresa recebe um diagnóstico prévio indicando possíveis ajustes, prevenindo a necessidade de retificações ou multas. Ele também garante que as informações geradas para o governo estão registradas e poderão ser consultadas a qualquer momento, inclusive para questões de auditoria. É o poder da inovação aplicado na prática!

A tecnologia já é utilizada a nosso favor em diversas situações profissionais e pessoais, na área contábil não deve ser diferente. Os gestores precisam se manter atualizados em maneiras de otimizar a produção da equipe, disponibilizando tempo para agirem estrategicamente. Afinal, tempo é dinheiro, e o investimento em inovação ainda se tornará em lucro.

*Sandro Canalis é head de produtos da Phoron do Brasil, e especialista no desenvolvimento de soluções complementares ao sistema SAP nas áreas fiscais/contábeis, obrigações legais e automações de processos corporativos.