Para que o pagamento dos colaboradores de uma empresa seja feito corretamente, é necessário que a empresa realize a contabilização da folha de pagamento. Dessa forma, é possível registrar todos os valores relacionados à base, proventos e descontos dos funcionários para uma melhor organização do balanço mensal.

Compreender como isso é feito pode ser essencial para identificar possíveis desvios de custos, manter os pagamentos dos colaboradores em dia e evitar futuros processos trabalhistas. Além disso, permite uma gestão mais eficaz do caixa da empresa.

O que é uma folha de pagamento?

Basicamente, é um registro do montante que o colaborador receberá naquele mês e o motivo pelo qual esse valor específico será depositado em sua conta. A partir disso, é possível verificar descontos, bônus e até mesmo os benefícios pagos pela empresa.

Assim, a documentação garante que os colaboradores recebam seus salários corretamente e dentro do prazo estipulado pela empresa. É importante destacar que ela deve obedecer a todas as normas e leis trabalhistas em vigor no momento da emissão do documento para evitar prejuízos judiciais para a empresa.

Como a contabilização deve ser feita?

O processo é composto por fases de contabilização de salários. No entanto, é importante ressaltar que cada empresa possui um formato específico que as etapas podem conter vários detalhes dentro de cada cálculo, portanto, é necessário ter atenção.

Classificação de despesas

O ideal é agrupar todos os gastos da folha de pagamento em categorias, como salários, impostos, benefícios e imposto de renda retido na fonte. Isso é válido para colaboradores com registro em CLT; para a classificação de PJ, o cálculo pode ser diferente, mas a etapa é a mesma.

Registro de despesas

Após a primeira etapa, é importante registrar cada tipo de gasto nas contas contábeis correspondentes. Por exemplo, os salários devem ser registrados na aba "Salários e Ordenados", enquanto os impostos devem ser registrados em contas designadas.

Contabilização de encargos sociais

Destinada aos impostos como INSS, FGTS e PIS/PASEP, essa etapa é onde são calculados e registrados separadamente nas contas específicas e nas contas de provisões. Desta forma, é possível separar os impostos com base na folha de pagamento e aqueles que serão pagos em datas futuras.

Contabilização de benefícios

Nesta fase, são calculados e registrados os benefícios oferecidos aos colaboradores, como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde, etc. Eles também devem ser registrados separadamente nas contas correspondentes a cada tipo de benefício.

Imposto de renda retido na fonte

Nesta etapa, é registrada em uma conta denominada "Imposto de Renda Retido na Fonte e a Recolher", que posteriormente deve ser pago às autoridades fiscais. É necessário ter muito cuidado para garantir que o cálculo seja feito corretamente, pois, do contrário, a empresa pode ser enquadrada em crime de colarinho branco.

Para manter o processo organizado, recomenda-se a criação de uma planilha de folha de pagamento para orientar os colaboradores durante o processo. Isso permite uniformizar os cálculos e agilizar todo o procedimento. Além disso, é importante contar com um profissional especializado em contabilidade para evitar erros e garantir cálculos mais precisos.