Acumular lançamentos e conciliações

Não atualizar os lançamentos e conciliações é uma falha que acontece com frequência e pode atrapalhar no desenvolvimento do negócio, já que sem esses dados o risco de tomar decisões erradas é grande pelo fato de os relatórios e demonstrativos não refletirem a situação real da empresa.

Por isso, é muito importante manter uma rotina de lançamentos eficaz, realizar um cronograma e delegar para os funcionários, evitando que as atualizações passem despercebidas.

Não criar uma agenda tributária

Ser o responsável pelos pagamentos e cumprimento das obrigações de uma instituição requer muita atenção, pois o grande volume de transações pode gerar certos tipos de confusões. Em relação aos tributos, os problemas acarretados podem ser tanto trabalhistas quanto fiscais. Perder as datas dos recolhimentos dos impostos ou do envio das declarações pode gerar muita dor de cabeça perante o Ministério do Trabalho ou Fisco.

Por isso, é preciso montar uma agenda tributária e evitar que esses esquecimentos afetem o negócio. Uma alternativa é contar com um sistema de gestão, que pode emitir relatórios e enviar alertas que farão com que não se esqueça de compromissos e datas relevantes.

Errar os cálculos

Atualizar os livros contábeis é uma prática que exige cuidado e paciência. Quando não há uma revisão dos valores lançados, as chances de problemas são ainda maiores.

Erros de digitação ou a falta de conferência das informações podem gerar uma série de outras falhas que resultaram na incoerência dos cálculos, causando danos irreparáveis, além da onerosidade pela necessidade de contratar profissionais para solucionar a questão.

Não manter os documentos fiscais organizados

Da mesma forma que é preciso manter as conciliações e lançamento em dia, os documentos contábeis também devem estar sempre organizados, já que os dados prestados pela contabilidade precisam ser comprovados perante os órgãos de fiscalização. Quando os números não batem, esses arquivos podem contribuir para identificar onde está o erro.

É necessário que esses documentos sejam guardados pelo prazo mínimo de 5 anos, tendo em vista que servem como prova e validam os números nos demonstrativos financeiros. Além disso, caso a Receita Federal solicite alguns desses arquivos e você não os tiver, ela pode considerar as deduções invalidas e aplicar multas e demais sanções pesadas.

Falhar na entrega das escriturações fiscais

As escriturações fiscais, principalmente as relativas ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) , exigem vários cuidados, como no preenchimento e na entrega de todos os documentos fiscais. Entre as falhas mais comuns estão: espaços em branco, valor incorreto, entre outros. Para solucionar esses erros, é possível que o contador realize as devidas retificações.

Misturar os gastos pessoais com as despesas da empresa

Misturar esses valores é um dos principais erros contábeis cometidos. Com o acúmulo de tarefas ou a falta de capital, a separação dessas quantias acaba não sendo feita.

No entanto, cometer essa falha por um longo tempo pode levar o negócio à falência, já que o empreendedor pode perder o controle das finanças pessoais e empresariais, impossibilitando projeções futuras, a quais podem influenciar o fluxo de caixa e a sobrevivência do negócio.

Erros na emissão de notas fiscais

Questões como erros do preenchimento dos campos são as que mais ocorrem, principalmente quando as notas fiscais são emitidas por pessoas que não têm tanta experiência. É necessário ter cuidado para que a empresa não pague impostos indevidamente ou seja multada por erros relativos a esse preenchimento.

Por isso, uma boa ideia é contar com a automatização do processo de emissão de notas, o qual pode ser realizado por meio da utilização de um software de gestão contábil que contem com todas as funcionalidades relevantes para garantir que a tarefa seja feita com exatidão e eficácia.