Os documentos contábeis são a base para o registro de atividades importantes de uma empresa. Eles servem como comprovação de movimentos financeiros e lançamentos que podem ser auditados por órgãos regulatórios e fiscalizadores, como a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda.

É extremamente importante manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade. A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles. Entretanto, muitos gestores e empresários não conseguiram encontrar ainda a rotina mais eficiente para fazer isso.

Você sabe quais são os principais documentos contábeis? Elencamos 6 dos mais importantes e vamos falar a respeito deles neste post. Acompanhe!

O que são documentos contábeis?

Os documentos contábeis são aqueles que servem de base à escrituração e aos registros obrigatórios feitos pela contabilidade. Eles dizem respeito à movimentação financeira do negócio e servem de base para registros contábeis e para o cálculo de obrigações principais e acessórias na rotina fiscal. São exemplos:

• as notas fiscais;
• os recibos de pagamentos e de vendas;
• as cópias de cheques etc.

Esse tipo de documento não pode conter rasuras. Portanto, para arquivamento, é preciso que tenham total integridade. Assim, se houver algum dano ou rasura, a atitude mais segura é reconstituí-los ou substituí-los. E cada um precisa ser arquivado em ordem cronológica, conforme o respectivo lançamento nos livros contábeis, com fechamento por mês, trimestre ou ano. A escolha dessa periodicidade vai depender do volume de documentos da empresa.

De modo geral, os registros contábeis são feitos com base na data de emissão desses documentos, e cada um deles serve como elemento de comprovação. Por isso, é tão importante mantê-los arquivados e protegidos.

Quais são os documentos contábeis?

Há diversos documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Estão entre os principais:

• notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;
• notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;
• extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;
• duplicatas pagas;
• comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);
• cópias de cheques emitidos;
• comprovantes de créditos e débitos bancários etc.

Para que você os conheça melhor, separamos os 6 documentos contábeis principais para tratar de forma mais detalhada. Eles envolvem mudanças patrimoniais e financeiras e registram movimentações fiscais da empresa. Por isso, o contador necessita de cada um deles para fazer a escrituração contábil. Confira!

1. Notas Fiscais

As Notas Fiscais (NF) são os documentos oficiais de faturamento da empresa. Tanto é que a venda de produtos e serviços sem nota constitui crime de sonegação fiscal. Além disso, são as NFs que comprovam compras, custos de operação, despesas e movimentação de impostos.

Com a chegada da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) não é mais necessário imprimir todas as vias das notas, emitidas ou recebidas, muito menos digitalizá-las para enviar cópias ao contador. O arquivo XML funciona como versão digital da NF-e e já obedece aos padrões de escrituração fiscal.

Quando você o envia, o contador importa esse documento diretamente para os programas que fazem a elaboração das obrigações contábeis e fiscais. Ele mesmo pode baixar esse arquivo utilizando certificação digital.

2. Dados e cópias de despesas diversas

Há vários pagamentos de rotina no funcionamento de uma empresa. Você acaba juntando diferentes comprovantes, como contas de água, energia, telefone e afins. Nada disso gera Notas Fiscais ou arquivos XMLs. Acontece que esses também são documentos contábeis e devem ser lançados periodicamente. Portanto, o envio das cópias ao contador é tarefa obrigatória.

3. Extratos bancários

Uma empresa tem basicamente dois tipos de rendimentos:

• os operacionais, obtidos diretamente pela realização das suas atividades, na venda de produtos e serviços;
• os financeiros, gerados a partir das suas aplicações financeiras.

Por causa desses últimos, os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, já que registram as despesas e as receitas financeiras do negócio, incluindo ganhos de aplicações e pagamento de taxas e tarifas bancárias.

4. Extratos de meios de pagamentos

Mas nem toda movimentação financeira resulta em um registro imediato no extrato bancário. Quem vende por outros meios de pagamento, por exemplo, conta com outro tipo de controle. É o caso dos emissores de boleto e das máquinas de cartão de crédito.

Os pagamentos a entrar, também chamados de recebíveis, devem ser lançados nos controles da contabilidade. Esse tipo de registro gera entradas únicas na conta bancária da empresa, mas conta com extratos detalhados dos fornecedores que permitem fazer a escrituração contábil da forma mais exata possível.

Quer um exemplo? Recebíveis de cartão de crédito não são pagos à vista pela operadora, ou seja, você não tem a movimentação no extrato bancário assim que faz a venda. Mas, na contabilidade, eles ficam aprovisionados na escrituração, como direitos a receber, até que sejam efetivamente compensados e registrados, fazendo a liquidação da ocorrência.

5. Comprovantes de impostos e encargos trabalhistas pagos

Esse tipo de documento é importante pois permite lançar os pagamentos das obrigações. Para uma gestão financeira organizada, o ideal é aprovisionar os valores relativos a essas despesas, de forma a gerar menos impacto sobre as contas quando forem compensadas. Assim, o comprovante de pagamento serve para liquidar o compromisso e dar baixa no aprovisionamento.

Além disso, pagamentos em atraso ou relativos a multas e juros precisam ser lançados de forma individualizada, informando a data do lançamento, a origem, o destino e o valor total.

6. Documentos de profissionais autônomos

Nem toda pessoa que presta serviço à sua empresa tem vínculo trabalhista, via CLT. Você pode, por exemplo, contratar profissionais para limpeza, pintura, manutenção, entregas e inúmeras outras atividades, em caráter eventual, com pagamento por serviço prestado.

Quando essa relação é entre empresas, ou seja, a outra parte também tem CNPJ, a emissão da Nota Fiscal é obrigatória. O que não acontece quando o prestador do serviço é uma pessoa física. Nesse caso, a relação é oficializada por meio de contratos de prestação de serviços, e o pagamento é feito por recibo.

Quando isso acontece, cabe ao contratante recolher Imposto de Renda e contribuição previdenciária, fazendo o devido repasse aos órgãos competentes. Assim, toda a documentação (tanto de contrato, quanto de pagamento e recolhimento de impostos) deve ser repassada à contabilidade, para os devidos registros e apurações.

Por que enviar esses documentos todos os meses?

Atuar de acordo com a legislação é um requisito básico para a segurança financeira de qualquer empresa. Ao organizar essa documentação e enviá-la para a contabilidade, você evita sofrer sanções e pagar multas que podem trazer grandes prejuízos e desequilibrar as contas do negócio.

Além disso, esses documentos servem como base para demonstrações financeiras importantes, com as quais você pode, de fato, ter um diagnóstico da sua empresa. É o caso, por exemplo, do Demonstrativo do Resultado do Exercício (DRE).

No dia a dia, fica fácil se enganar, positiva ou negativamente, quanto à saúde financeira da empresa. Você pode ignorar o peso de pequenos gastos (como despesas bancárias ou contas de rotina) e achar que o negócio está indo bem, quando a margem de lucro está comprometida.

Ter domínio sobre a contabilidade do negócio ajuda a enxergar os resultados de forma muito mais clara e tomar iniciativas para melhorar as margens de lucro, cortar gastos e definir preços com maior exatidão.