Uma dúvida comum na rotina dos donos de pequenas empresas é como fazer um planejamento anual. Essa tarefa pode parecer algo distante, restrita somente às grandes marcas, porém a realidade é bem diferente. Todo negócio deve ter seu plano anual, pois é essencial para o controle das operações, a saúde financeira e o acompanhamento de resultados ao longo do ano. Elabore o seu comece o ano com o pé direito!

Mesmo que você divida sua rotina entre tarefas de operação e de administração, é sempre importante reservar um tempo para montar este documento, que servirá como um guia para suas atividades e para todos que estarão ao seu lado. 

Para evitar retrabalho e facilitar a construção do seu plano de negócios, trouxemos algumas dicas práticas neste artigo. Veja a seguir como montar seu planejamento anual e quais os impactos positivos que podem ser gerados para a gestão.

Para começar, o que é um planejamento anual?

O planejamento anual é um documento no qual as empresas estabelecem os objetivos e metas do negócio, juntamente com as ações necessárias para cumpri-los. Estamos falando de uma ferramenta que orienta e esclarece cada passo dado na construção das estratégias da empresa. 

É recomendado que a sua construção seja feita de um ano para o outro. Por exemplo, o planejamento anual de 2022 deve ser feito ainda em 2021. A antecedência é necessária, pois o processo é detalhado e exige muita atenção e discussão entre as equipes. 

Mas não basta apenas criar os processos e discuti-los. O planejamento anual também envolve uma pitada de reflexão sobre o desempenho da empresa no ano anterior. O objetivo é definir com precisão os passos a serem dados no ano seguinte e identificar erros e acertos construídos ao longo dos últimos 12 meses. 

Caso seu negócio ainda não tenha construído nenhum plano de negócios recentemente para ajudar nessa comparação, então será preciso levantar alguns indicadores de performance, os KPIs. Eles esclarecem detalhes sobre o desempenho empresarial e ajudam a entender detalhes como:

1. Quantidade de vendas;

2. Retenção de clientes;

3. Receita e despesa;

4. Status da saúde financeira da empresa;

5. Reclamações sobre o produto ou serviço;

6. Custos de produção;

7. Valor dos salários e rotatividade dos funcionários. 

Ter esses dados em mãos é essencial para você dar início ao seu plano anual. Sem eles, fica difícil estabelecer o ponto de partida e, claro, aonde seu negócio quer chegar. Para que o planejamento financeiro seja ainda mais efetivo, é preciso estudar tanto o ambiente interno quanto o externo. Então, além de analisar os indicadores da empresa, é necessário ficar de olho em todas as movimentações do mercado. 

Qual é a importância de um planejamento estratégico anual?

Para entender como a criação de um planejamento anual faz a diferença na rotina da sua empresa, vamos dividir a importância dele em 3 pilares:

1. Organização das atividades;

2. Correção de erros;

3. Previsão de desafios.

Organização

Criar um planejamento estratégico nas empresas é sinônimo de estar preparado para o futuro e não cometer os mesmos erros do passado. Ao montar o plano de negócios, você está arrumando a casa para o próximo ano. Construindo um guia, você descobre qual direção seguir e garante que todos na empresa estejam alinhados com os objetivos e metas.

Um plano para todo o ano deve ser detalhado, mas para você poder enxergar um pouquinho dos efeitos da organização que ele oferece. Veja esse exemplo de planejamento mensal envolvendo estoque, meta de vendas e controle de custos:

Mas fique atento: um planejamento financeiro é muito mais completo do que o exemplo. Use a tabela acima para entender como as informações precisam ser claras, organizadas e, se possível, detalhadas em relação aos custos e principais desafios. 

Correção de erros

Ter um planejamento anual não significa que seu negócio estará isento de erros. O que muda é a forma de encarar os deslizes e corrigir a rota. Caso algo saia do planejado, o plano servirá de guia para entender como contornar o problema e decidir o que  precisará ser feito para encontrar a solução ideal. 

Retomando a tabela, vamos supor que a empresa não bateu a meta de vendas para fevereiro. Com base no que faltou, os donos do negócio podem aumentar a meta de março ou diminuir o valor de reposição do estoque para não comprometer o fluxo de caixa, por exemplo. 

Esse é um problema que pode ocorrer com qualquer tipo de negócio, mas com um bom planejamento, é possível solucioná-lo rapidamente.

Previsão de desafios

Com um planejamento em mãos, você e sua equipe podem até mesmo prever cenários e situações ao longo do ano, antes mesmo que eles aconteçam. Vamos usar como exemplo o que aconteceu com o mundo em 2020. 

A pandemia fez com que muitos negócios precisassem se ajustar do dia para a noite. As empresas que contavam com um planejamento estratégico e já tinham processos bem definidos foram mais adaptáveis às mudanças e saíram na frente daquelas que não tinham uma programação para o ano. 

Algumas precisaram mudar todas as suas metas para focar no delivery e recuperar o bom desempenho, por exemplo, mas tudo bem organizado, sem aquele sentimento de que é preciso apagar um incêndio. 

Como fazer um planejamento anual para sua empresa?

Não existe uma fórmula exata para fazer o planejamento anual. Geralmente, as empresas adaptam seu plano conforme a realidade do negócio e suas particularidades. Mas isso não significa que não existam alguns direcionais que servem para todos. Confira a seguir: 

1. Analise os pontos fortes e fracos do último ano

Junte os dados sobre o ano anterior e avalie pontos fortes e o que precisa ser melhorado. Isso é muito importante e deve ser aplicado em todas as áreas da empresa, tanto para mapear a maior quantidade possível de desafios quanto para enxergar as coisas boas que acontecem nos setores. 

Comece elencando aquilo que não pode faltar: informações do controle financeiro, resultados de vendas, taxas de devolução, resumo do fluxo de caixa, taxa de retorno das campanhas de marketing e até o volume de vendas por vendedor. Caso tenha outros indicadores de performance, é hora de juntá-los aqui também. 

Depois, reúna aquilo que não deu certo, que trouxe prejuízo ou fez com que o negócio deixasse de bater suas metas. Podem entrar nesta lista desde problemas com fornecedores, falta de mão de obra, atraso na contagem de estoque, etc. 

O importante é não deixar de fora os obstáculos que dificultaram resultados. Eles precisam estar claros para que não sejam repetidos. Avaliar os objetivos que não foram alcançados é tão importante (senão mais) quanto levantar os que foram, pois, assim é possível mapear estratégias de melhorias. 

   2. Faça projeções com base na matriz SWOT

SWOT é uma abreviação das palavras em inglês strengths, weaknesses, opportunities e threats, que significam forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. A função dessa ferramenta é avaliar os ambientes interno e externo de uma empresa, formulando táticas para otimizar o seu desempenho no mercado. 

No ambiente externo, são analisadas as oportunidades e ameaças. Já no interno, as forças e fraquezas institucionais são avaliadas, considerando os fatores atuais, como pontos fracos, recursos, experiências, conhecimentos e habilidades. 

Utilizar a matriz SWOT permite desenvolver uma atuação mais segura diante dos desafios de mercados cada vez mais exigentes e competitivos. 

   3. Defina metas, objetivos e indicadores

As metas são os valores numéricos que você deseja que seus indicadores atinjam. Sendo assim, elas também podem ser vistas como uma materialização dos seus objetivos. 

Vamos supor que seu objetivo para o próximo ano seja ganhar mais presença digital. Com base nisso, você define a meta de conseguir 50 mil seguidores no Instagram e 500 mil visitantes no seu site.

Você escolhe o que quer atingir, transforma esses objetivos em algo mais palpável (que são as metas), e mede o desempenho das estratégias adotadas através de indicadores de desempenho.

Como dica final para metas, lembre-se de usar a metodologia SMART:

• S de seja específico: Suas metas não podem ser muito amplas e devem focar em desafios pontuais;

• M de mensurável: metas funcionam melhor quando podemos medir o progresso delas;

• A de alcançável: objetivos devem ser realistas e possíveis de serem cumpridos;

• R de relevantes: não perca seu tempo criando metas que não importam para o seu sucesso ou que são pouco importantes perante outros desafios;

• T de tempo de execução: o prazo de cumprimento deve ser proporcional ao tamanho do desafio.

   4. Pesquise sobre novos desafios e tendências

É muito importante saber como fazer um planejamento anual da empresa considerando os cenários externos. Avalie o que seus concorrentes estão fazendo, quais são as projeções da economia para o próximo ano e quais mercados estão mostrando que podem crescer expressivamente. 

Também estude sobre as novas tendências do seu setor para conseguir mapear ações eficientes e com isso, atingir novos clientes. Elas servem para identificar novos hábitos de compra por meio do comportamento dos consumidores. Utilize-as para refletir e avaliar quais mudanças estão mostrando um bom potencial de crescimento no futuro. 

Ficar por dentro das tendências é uma forma de estar sempre na frente, pois você consegue prever as necessidades futuras de seus clientes.

   5. Calcule seu orçamento para os próximos meses

Um ponto que vai ajudar muito para fazer o planejamento anual é prever receitas e despesas para os próximos 12 meses. 

Esse cálculo auxilia no planejamento do fluxo de caixa e facilita a tomada de decisões que envolvem dinheiro, como fazer um empréstimo para um novo projeto ou montar uma campanha de divulgação mais cara para um produto em alta. 

O processo engloba as projeções mensais da área financeira, portanto, deve conter dados como as expectativas de lucro e as entradas previstas. O mesmo acontece com o que sai. Devem entrar aqui as despesas com salários, aluguel, matéria-prima, energia e assim por diante. 

   6. Registre seu planejamento e revise todo mês

Planejamento anual feito? Então ele precisa ser registrado. Pode ser em um documento de texto, planilha ou apresentação, o importante é que todas as áreas da empresa tenham fácil acesso ao plano. 

Feito isso, o próximo passo é revisar o que foi proposto ao fim de todos os meses. Isso serve para identificar se o planejamento financeiro está sendo seguido e se existem pontos que precisam de reestruturação, especialmente se imprevistos acontecerem. 

    7. Conte com o apoio da tecnologia

Contar com um sistema de gestão torna todo o seu planejamento estratégico muito mais fácil, já que ele junta todas as informações essenciais que você precisa saber para montar um bom plano. 

E se esse sistema for 100% online como o da Conta Azul, melhor ainda, pois você poderá gerenciar os recursos financeiros, de vendas, estoque e clientes com facilidade. 

Pronto para começar o planejamento da sua empresa e chegar onde você sempre quis?

Como acompanhar o seu planejamento anual de forma prática!

Agora que você já sabe como fazer um planejamento anual para sua empresa, que tal contar com uma força para cumprir essa missão?

Com um parceiro como o ERP Conta Azul, você acompanha todas as métricas do seu negócio, a qualquer momento e na palma da sua mão. Assim, você controla diariamente seus resultados e sabe se o seu planejamento está acontecendo como esperado.

Além disso, a Conta Azul simplifica a sua gestão e conecta tudo o que você precisa para centralizar as informações dos setores mais importantes da sua empresa, como vendas, estoque e fluxo de caixa em único local, tudo integrado ao financeiro e à contabilidade.